Kalkulation Ausschreibung



Dienstag:     

Eine E-Mail eines öffentlichen Anbieters erreicht das Sekretariat. Als Anhang eine ONLV Datei, also eine Auschreibung nach ÖNorm A2063.

Der Datenträger wird gespeichert. Die Dame im Sekretariat erstellt in Kplus einen Auschreibungsbeleg und liest den Datenträger ein. Der zuständige und zugeordnete Kalkulant bekommt eine Nachricht, dass ein LV für die Kalkualtion für ihn eingetroffen ist.

Mittwoch: 

Auf Grund dringender Termine und dienstlicher Verhinderungen am Vortag beginnt der Kalkulant das LV zu sichten. Das im E-Mail angehängte PDF wurde zwar ausgedruckt und in zwei Ordnern abgelegt, eleganter erscheint es ihm aber, alle relevanten Daten direkt im importieren LV in der Kplus Maske einzusehen. 

Im ersten Schritt verknüpft der Kalkulant das LV mit seinen gespeicherten LBH-Positionen der betreffenden Gewerke. Dabei wird natürlich Postition für Positon die LV-Nummer und der Kurztext verglichen. Über Z-Positionen wird im Einzelfall entschieden. 

Solcherart hat der Kalkulant binnen kürzester Zeit 70 - 80 % an Standard-Positionen mit seinen aktuellen Einkaufspreisen und Zeitansätzen versehen. Diese stammen aus einmal gespeicherten und auf Stücklistenebene kalkulierten Ausschreibungspostionen. Für das Gewerk Elektro greift er auf Stücklistenpositionen zu, die seitens des Großhandels zur Verfügung gestellt wurden.

Bevor er auf Mittagspause geht, ermittelt er über die Beleganalyse jene LV-Positionen, die noch nicht mit Werten (Zeit und Material-EK) versehen sind. Einen Anteil davon markiert er und bringt seinem Kplus bei, sich diese für eine spätere indiviudelle Kalkulation seinerseits zu merken. Der restliche Teil ist bei Herstellern und Großhandel anzufragen.

Je Gewerk und Leistungsgruppe werden nun jene Positionen in eine Preisanfrage übernommen und mittels E-Mail und Datenträger-Datei an die in Fragen kommenden Lieferanten gesandt. Dabei werden sämtliche Preisanfragen für Freitag auf "Wiedervorlage" gelegt, um erinnert zu werden und prüfen zu können, ob alle retour gekommen sind.


Donnerstag:

Abrechnungen, Architektentermine, Baubespechung und jede Menge Stress.


Freitag:

Der Kalkulant meldet sich am Morgen im System an und erhält sofort seine Erinnerungen für die Preisanfragen. Alle bis auf zwei sind da, die umgehend urgiert werden und eine Zusendung bis Montagvormittag zugesagt wird.


Montag:

Die restlichen beiden Preisanfragen sind im Posteingang. Die Dame aus dem Sekretariat ist so nett, jene, die per Datenträger gekommen sind, einzulesen und für die restlichen händisch die Preise zu erfassen und die aufbereiteten Preisspiegel dem Kalkulanten übers System zu mailen. Dieser entscheidet sich vorab für den Billigsten und lässt die jeweiligen Preise des jeweiligen Billigstbieters als EK automatisch ins LV übernehmen.

Die am am Mittwoch markierten Positionen, die sich das System für eine manuelle Kalkulation gemerkt hat, sind inzwischen auch mit Kalkulationsansätzen versehen. Zur Sicherheit noch einmal eine Beleganalyse, ob wohl alle 5348 zu kalkulierenten Positionen mit Werten versehen sind, und dann geht es los.

Erst über den ganzen Beleg, dann über Gewerke und innerhalb der Gewerke auf Leistungsgruppen-Ebene wird an Materialaufschlägen, Zeitansätzen und Stundensätzen gefeilt. 20 wesentliche Angebotspositionen und die Alternativen werden noch einmal von Hand separat kalkuliert und auf Fixpreis gesetzt.

Am Ende wird, nachdem der errechnete Deckungsbeitrag aus dem Szenario-Rechner ausreichend ist, noch ein Nachlass eingetragen und das Kalkulationsverfahren zum Abschluss gebracht. Nachdem auch noch die Bieterlücken ausgefüllt sind, erhält das Sekretariat den Auftrag, die Unterlagen zu versenden. Am Dienstag 10:00 h sei die Abgabefrist zu Ende.

Binnen kürzester Zeit ist der Datenträger erstellt, formalgeprüft, die notwendigen als Textvorlage vorhanden Dokumente erstellt und das Gesamt-LV als PDF ausgegeben. Für eine spätere Nachschau sind natürlich alle Dokumente und Dateien, von der ONLV-Datei bis zur Preisanfrage und den zugehörigen technischen Dokumentationen wie Skizzen, Datenblätter und Pläne beim LV in Kplus abgespeichert und dort auch wieder auffindbar.


Dienstag, genau eine Woche nach Eingang der Auschreibung:

Am Morgen bekommt das Sekretariät die Lese-Bestätigung für das am Montag ausgehende E-Mail der ausgepreisten Ausschreibung inkl. aller Unterlagen.

So schnell, so einfach, so genau kann Kalkulation mit Kplus sein.